Avant d'envoyer votre demande de signature, nous vous recommandons de compléter l'étape précédente : Étape n°3 : Créer vos workflows d'archivage et de partage des documents.
Une fois vos workflows d'archivage et de partage des documents créés cliquez sur : Configurer en bas à droite de votre écran.
1. Voici le courriel d'invitation à signer qui sera envoyé à vos clients.
Celui-ci est personnalisé avec le logo de votre entreprise.
2. Assurez-vous que l'ensemble des signataires soit bien renseignés et inscrits aux bonnes vagues de signature.
- Un lien vers une page de signature va être envoyé à tous les membres de la première vague ainsi qu'un SMS contenant un code d'authentification si l'option SMS a été choisie plutôt que question secrète.
- Une fois les actions de la première vague complétées, les signataires de la deuxième vague seront notifiés à leur tour si existante et ainsi de suite.
L'utilisation des vagues de signature est optionnelle.
3. Assurez-vous que l'ensemble des personnes ayant besoin de notifications soient bien renseignés en copie en conforme.
En plus des signataires, ces participants recevront une notification par email une fois la demande de signature complétée.
Ces participants peuvent être internes ou externes à votre organisation.
4. Cliquez sur : Envoyer.
Une fois l'ensemble de vos vérifications faites il ne vous reste plus envoyer la demande de signature à vos participants.
Besoin de faire une modification ?
Si vous constatez une erreur dans le choix des participants ou l'ordre des documents, cliquez sur Configure en bas à gauche de votre écran. Vous pourrez revenir aux étapes précédentes et apporter les corrections nécessaires avant l'envoi.
✓ Votre demande est envoyée !
Une nouvelle fenêtre s'affichera automatiquement avec le suivi en temps réel de la collecte des signatures.
Conseil pratique : Envoyez un SMS à votre client pour l'informer qu'une demande de signature l'attend dans sa boîte courriel. Suggérez-lui de vérifier ses courriels indésirables si le message tarde à arriver.
Exemple de message :
Bonjour [Nom], je viens de vous envoyer par courriel un document à signer électroniquement. Si vous ne le voyez pas dans les prochaines minutes, pensez à vérifier vos courriels indésirables et le marquer comme légitime pour recevoir tous nos prochains envois. Merci!
Prochaine étape : Signer en tant que conseiller